Excel für Datenerfassung: Die wichtigsten Kenntnisse

Bei Tests zur Datenerfassung stehen zwei Dinge im Mittelpunkt: Schnelligkeit und Genauigkeit. Gezielte Excel-Kenntnisse helfen dir bei beidem – besonders jene Kniffe, mit denen du Tippfehler erkennst, bevor es jemand anderes tut.

Grundlegende Fähigkeiten

Daten schnell eingeben

• Mit der Tabulatortaste springst du nach rechts, mit Enter nach unten. Wenn du eine Zeile mit Tabulatoren durchgegangen bist, springt Enter automatisch wieder an den Zeilenanfang zurück.
• Strg + ; fügt das aktuelle Datum ein.
• Strg + D (in deutschem Excel oft Strg + U bzw. nach unten ausfüllen) kopiert den Inhalt der Zelle direkt darüber.
• Blitzvorschau bzw. Flash Fill (Strg + E), um erkannte Muster automatisch fortzuführen.

Formatierung

Datumswerte, Währungen, Prozentangaben, führende Nullen (als Text formatieren oder die TEXT-Funktion nutzen) und einheitliche Groß-/Kleinschreibung mit PROPER (GROSS2).

Datenüberprüfung

Dropdown-Listen (Daten > Datenüberprüfung > Liste) verhindern Tippfehler wie „Münchne“ statt „München“. Feste Regeln für Zahlen und Datumsbereiche blockieren von vornherein unmögliche Eingaben.

Sortieren und Filtern

Nach mehreren Spalten gleichzeitig sortieren oder gezielt filtern, um Leerstellen und bestimmte Werte sofort aufzuspüren.

Formeln zur Selbstkontrolle

• Einträge zählen: =COUNTA(A2:A500) (deutsch: ANZAHL2) mit der erwarteten Zeilenzahl abgleichen.
• Leere Zellen finden: =COUNTBLANK(B2:B500) (deutsch: ANZAHLLEEREZELLEN). Lies dazu auch COUNT vs COUNTA.
• Duplikate aufspüren: =COUNTIF($A$2:$A$500,A2)>1 (deutsch: ZÄHLENWENN). Lies dazu auch Duplikate entfernen.
• Summen gegenprüfen: =SUM(D2:D500) (deutsch: SUMME) mit dem Quellbeleg vergleichen.
• Prüfen, ob Codes existieren: =ISNUMBER(MATCH(C2,$Z$2:$Z$100,0)) (deutsch: ISTZAHL und VERGLEICH).

Datenbereinigung

• Überflüssige Leerzeichen mit TRIM (GLÄTTEN) entfernen
• Text in Spalten aufteilen
• Vor- und Nachnamen zusammenführen
• Als Text gespeicherte Zahlen in echte Zahlenwerte umwandeln

Typische Aufgaben im Test

• 50 Datensätze aus einer Vorlage innerhalb einer vorgegebenen Zeit fehlerfrei erfassen
• Eine Tabelle einheitlich und sauber formatieren
• Sortieren und filtern, um spezifische Fragen zu beantworten
• Werte nach Kategorien zählen und aufsummieren mit COUNTIF (ZÄHLENWENN) und SUMIF (SUMMEWENN)
• Doppelte Datensätze bereinigen

Häufig gestellte Fragen

Welche Excel-Kenntnisse braucht man für die Datenerfassung?

Schnelle und präzise Eingabe, Formatierung, Datenüberprüfung (Dropdown-Listen), Sortieren und Filtern sowie grundlegende Excel Formeln wie COUNTA, COUNTIF und SUM zum Gegenprüfen der Ergebnisse.

Gibt es einen Excel-Test bei Bewerbungen für Datenerfassungs-Jobs?

Häufig ja. Meist wird ein Excel-Test im Bewerbungsverfahren mit einer Prüfung der Tippgeschwindigkeit und Genauigkeit kombiniert.

Braucht man VLOOKUP (SVERWEIS) in der Datenerfassung?

Manchmal, vor allem wenn Codes automatisch den passenden Bezeichnungen zugeordnet werden sollen. Es ist in jedem Fall ein wertvoller Vorteil.

Wie verbessere ich meine Genauigkeit bei der Datenerfassung in Excel?

Nutze Datenüberprüfungslisten, gleiche Summen und Anzahlen über Excel Funktionen ab und prüfe deine Tabelle gezielt auf Duplikate und leere Felder.