Excel für Projektmanager: Tracker, Zeitpläne & Budgets
Excel für Projektmanager: Aufgaben-Tracker, Arbeitstage-Zeitpläne, Gantt-Diagramm mit bedingter Formatierung, Soll-Ist-Vergleich und RAG-Status.
Von Ayoub Farid · · 2 Min. Lesezeit
Projektmanagement-Tools kommen und gehen, aber ein sauber aufgesetzter Excel-Tracker ist immer noch der schnellste Weg, um ein Projekt zu planen, zu teilen und darüber zu berichten. Hier erfährst du, wie du deine Tabellenkalkulation aufbaust und welche Excel-Formeln du dafür brauchst.
(Hinweis: Im deutschen Excel verwendest du Semikolons statt Kommas als Trennzeichen sowie die deutschen Funktionsnamen.)
Aufgaben-Tracker
Spalten: Aufgabe, Verantwortlich, Start, Dauer (Tage), Ende, Status, % Erledigt.
- Enddatum (unter Berücksichtigung von Arbeitstagen):
=WORKDAY(C2,D2-1,Holidays)(im deutschen ExcelARBEITSTAG). Siehe NETWORKDAYS (NETTOARBEITSTAGE). - Verbleibende Tage:
=E2-TODAY()mitTODAY(HEUTE). - Verzugs-Warnung:
=IF(AND(E2<TODAY(),F2<>"Done"),"Late","")mitIF(WENN). - Anzahl nach Status:
=COUNTIF(F2:F100,"In progress")mitCOUNTIF(ZÄHLENWENN). Siehe COUNTIF (ZÄHLENWENN).
Einfaches Gantt-Diagramm
Trage die Kalenderdaten in die Kopfzeile ein (ab Zelle H1). Markiere dann den Datumsbereich darunter und erstelle eine Regel zur bedingten Formatierung mit dieser Formel:
=AND(H$1>=$C2,H$1<=$E2)Gemischte Zellbezüge sorgen dafür, dass die Formel für jede Zelle funktioniert: Die Datumszeile ist als absoluter Bezug fixiert, ebenso die Aufgabenspalten als relativer Bezug nach unten. Siehe gemischte Bezüge.
Budget vs. Ist-Kosten
| Kostenstelle | Budget | Ist | Abweichung | % verbraucht |
|---|---|---|---|---|
| Design | 12.000 | 9.400 | =B2-C2 | =C2/B2 |
Ist-Kosten aus einem separaten Ausgaben-Log abrufen: =SUMIF(Log!$B:$B,A2,Log!$D:$D) mit SUMIF (SUMMEWENN).
RAG-Ampelstatus
=IFS(G2>=1.1,"Red",G2>=0.95,"Amber",TRUE,"Green")wobei Zelle G2 für den prozentual verbrauchten Budgetanteil (oder den Zeitverzug) steht. Färbe die Zellen anschließend per bedingter Formatierung ein (Rot, Gelb/Amber, Grün).
Gesamtfortschritt
- Gewichteter Fertigstellungsgrad:
=SUMPRODUCT(D2:D50,G2:G50)/SUM(D2:D50)mitSUM(SUMME) (Dauer × % erledigt). Siehe gewichteter Mittelwert.
Häufig gestellte Fragen
Kann man ein Projekt komplett in Excel managen?
Ja, für kleine und mittlere Projekte eignet sich Excel hervorragend: Aufgaben-Tracker, Zeitpläne, Budgetverwaltung und Statusberichte lassen sich flexibel abbilden.
Wie erstelle ich ein Gantt-Diagramm in Excel?
Verwende eine bedingte Formatierung mit der Formel =AND(Datum>=Start,Datum<=Ende) über einem Kalenderraster oder nutze ein gestapeltes Balkendiagramm.
Wie berechne ich Projekt-Enddaten ohne Wochenenden?
Nutze die Formel =WORKDAY(Start,Dauer-1,Feiertage) (im deutschen Excel ARBEITSTAG).
Welche Excel-Fähigkeiten brauchen Projektmanager?
Datumsfunktionen, COUNTIF/SUMIF (ZÄHLENWENN/SUMMEWENN), bedingte Formatierung, Budget-Tracking und übersichtliche Dashboards für das Reporting – all das wird auch häufig im Excel-Test im Bewerbungsverfahren abgefragt.