Excel für die Buchhaltung: Wichtige Formeln & Tipps
Wichtige Excel-Skills für Buchhalter: SUMMEWENNS, XVERWEIS, RUNDEN, Datumsfunktionen, absolute Bezüge und Prüfformeln für den Alltag.
Von Ayoub Farid · · 2 Min. Lesezeit
Die Buchhaltung basiert auf Tabellenkalkulationen – selbst wenn moderne ERP-Software im Einsatz ist: Kontenabstimmungen, Rückstellungsspiegel, Abgrenzungen, Budgets und Soll-Ist-Vergleiche laufen fast immer über Excel. Diese Fähigkeiten brauchst du im Rechnungswesen wirklich, egal ob im Alltag oder beim Excel-Test im Bewerbungsverfahren.
Formeln
Hinweis zu den Excel Formeln: Im deutschen Excel nutzt du Semikolons (;) statt Kommas als Trennzeichen sowie die deutschen Funktionsnamen. In den Beispielen zeigen wir die international übliche englische Schreibweise.
| Aufgabe | Formel |
|---|---|
| Summen nach Konto oder Periode | SUMIFS (SUMMEWENNS) |
| Buchungen zwischen zwei Listen abgleichen | XLOOKUP (XVERWEIS), COUNTIFS (ZÄHLENWENNS), zwei Spalten vergleichen |
| Runden auf Cent-Beträge | ROUND (RUNDEN) |
| Fälligkeiten und OP-Listen | =TODAY()-C2 (HEUTE) kombiniert mit WENNS-Staffelungen |
| Monatsabschluss | =EOMONTH(A2,0) (MONATSENDE) |
| Abweichungen / Varianzen | =B2-C2 und =(B2-C2)/C2 |
| Prüfsummen | =SUM(Soll)-SUM(Haben) muss 0 ergeben (SUMME) |
Abstimmung in der Praxis
Der Kontoauszug liegt in einem Tabellenblatt, das Hauptbuch in einem anderen. Für jede Zeile des Kontoauszugs prüfst du:
=COUNTIFS(Ledger!$C:$C,C2,Ledger!$A:$A,A2)*(Im deutschen Excel: =ZÄHLENWENNS(Ledger!$C:$C;C2;Ledger!$A:$A;A2))*
Eine Null bedeutet: „Nicht im Hauptbuch vorhanden“. Danach filterst du einfach nach Null. Für Beträge mit Cent-Toleranzen oder Rundungsdifferenzen nutzt du am besten Hilfsspalten mit ROUND (RUNDEN).
Fälligkeitsstruktur (Aging Buckets)
Tage überfällig stehen in Zelle D2:
=IFS(D2<=30,"0–30",D2<=60,"31–60",D2<=90,"61–90",TRUE,"90+")*(Im deutschen Excel: =WENNS(D2<=30;"0–30";D2<=60;"31–60";D2<=90;"61–90";WAHR;"90+"))*
Danach kannst du die Beträge je Fälligkeitsbereich mit SUMIF (SUMMEWENN) aggregieren und die Formel einfach nach unten ausfüllen.
Gewohnheiten, die Fehler verhindern
- Fixiere Steuersätze, Perioden und Gesamtsummen mit dem
$. Siehe absoluter Bezug im Vergleich zum relativen Bezug. - Runde dort mit Formeln, wo Beträge exakt aufgehen müssen, anstatt nur das Zellenformat anzupassen.
- Baue Kontrollzellen ein (Ergebnis muss null sein) und hebe Abweichungen per bedingter Formatierung rot hervor.
- Tippe niemals feste Zahlen direkt in Berechnungsspalten ein.
Über die reinen Formeln hinaus
Pivot-Tabellen für Saldenlisten, Power Query für den Import unformatierter Bank- oder ERP-Exporte und Datenüberprüfung für einheitliche Sachkonten und Kostenstellen. Wer diese Excel Funktionen beherrscht, spart beim Monatsabschluss Stunden. Wenn du gezielt Excel lernen möchtest, fange genau hier an.
Häufig gestellte Fragen
Welche Excel-Kenntnisse brauchen Buchhalter?
SUMMEWENNS, Verweis-Funktionen (wie XVERWEIS), RUNDEN, Datumsfunktionen, Pivot-Tabellen, absolute Bezüge sowie Techniken zur Kontenabstimmung.
Nutzen Buchhalter heute noch Excel?
Ja, sehr intensiv. Trotz Buchhaltungssoftware bleibt Excel das Standardwerkzeug für Sonderanalysen, Abstimmungen, Abgrenzungen und Reportings.
Was ist die nützlichste Excel-Funktion für Buchhalter?
SUMIFS (SUMMEWENNS) und XLOOKUP (XVERWEIS) werden im Rechnungswesen für Auswertungen und Abstimmungen praktisch täglich genutzt.
Wie stimme ich zwei Listen in Excel ab?
Nutze COUNTIFS (ZÄHLENWENNS) oder XLOOKUP (XVERWEIS), um jeden Eintrag aus der ersten Liste in der zweiten zu suchen und fehlende Datensätze direkt zu kennzeichnen.