Excel para asistentes administrativos: habilidades clave
Aprende Excel para puestos administrativos: listas, filtros, fórmulas de fechas, combinación de correspondencia y búsquedas básicas.
Por Ayoub Farid · · 2 min de lectura
Los puestos administrativos utilizan Excel para gestionar listas, calendarios, registros de seguimiento e informes sencillos. En una prueba de Excel para entrevista de trabajo, el nivel suele ser básico o intermedio: se valora mucho más un trabajo ordenado y preciso que el uso de fórmulas excesivamente complejas.
Habilidades que debes dominar
Listas y registros de seguimiento
Directorios de contactos, inventarios, reservas de salas o control de gastos. Convierte cualquier rango en una tabla oficial (Ctrl+T o Ctrl+U según la versión), inmoviliza la fila de encabezados (Vista > Inmovilizar paneles) y utiliza la validación de datos para crear listas desplegables.
Ordenar y filtrar
Aprende a ordenar datos por fecha y luego por nombre. Filtra tu hoja de cálculo para mostrar únicamente un departamento concreto o las tareas vencidas.
Fórmulas del día a día
En aplicaciones como Google Sheets o Cellio las funciones se escriben en inglés, pero si utilizas Excel en español deberás usar su nombre traducido:
- Totales y medias: SUM (SUMA en español) y AVERAGE (PROMEDIO).
- Contar registros según su estado: COUNTIF (CONTAR.SI).
- Días restantes hasta una fecha límite:
=C2-TODAY()(en español se usa la función HOY). Consulta más sobre TODAY. - Marcar elementos vencidos:
=IF(C2<TODAY(),"Overdue","")(la función IF equivale a SI en español). - Días laborables: NETWORKDAYS (DIAS.LAB en español).
Datos limpios listos para combinar correspondencia
Para combinar correspondencia (generar cartas o etiquetas en Word a partir de Excel) necesitas una sola fila de encabezados, un registro por fila, cero celdas combinadas y nombres depurados. Para ello, apóyate en TRIM (ESPACIOS en español), PROPER (NOMPROPIO) y aprende a combinar nombre y apellido.
Búsquedas básicas
Extraer un número de teléfono o un departamento desde otra tabla utilizando XLOOKUP (BUSCARX en español) o VLOOKUP (BUSCARV).
Preparar para imprimir
Configurar el área de impresión, ajustar la hoja para que quepa en una página de ancho y repetir las filas de encabezado en cada página (Disposición de página > Imprimir títulos).
Tareas habituales en una prueba de selección
- Aplicar un formato uniforme a una lista de contactos
- Ordenar y filtrar un cronograma de trabajo
- Calcular el total de gastos por categoría
- Contar el número de tareas según su estado
- Identificar y resaltar elementos vencidos
Practica con nuestras preguntas de prueba básica de Excel.
Preguntas frecuentes
¿Qué habilidades de Excel necesita un asistente administrativo?
Saber estructurar listas ordenadas, ordenar y filtrar datos, dominar fórmulas como SUM, COUNTIF y funciones de fecha, limpiar información para combinar correspondencia y realizar búsquedas básicas.
¿Se hace una prueba de Excel en las entrevistas de trabajo administrativo?
Sí, con mucha frecuencia. Por lo general, se evalúa un nivel básico o intermedio.
¿Un auxiliar o asistente administrativo necesita saber tablas dinámicas?
No siempre es obligatorio, pero saber crear una tabla dinámica sencilla supone una gran ventaja competitiva.
¿Cómo puedo controlar fechas límite en Excel?
Escribe =C2-TODAY() en una celda para calcular los días restantes y aplica formato condicional para resaltar automáticamente las fechas vencidas.