Formato condicional con fórmulas en Excel paso a paso
Aprende a usar fórmulas en el formato condicional de Excel para resaltar filas enteras, fechas vencidas y duplicados dominando el signo $.
Por Ayoub Farid · · 3 min de lectura
Las reglas predeterminadas (mayor que, valores duplicados, escalas de color) cubren situaciones básicas. Sin embargo, al dominar las fórmulas de Excel puedes resaltar prácticamente cualquier elemento: una fila completa cuando el estado sea "Atrasado", fechas dentro de los próximos siete días o ventas por debajo de su propio objetivo.
Cómo agregar una regla con fórmula
- Selecciona el rango que deseas formatear, comenzando siempre por la celda superior izquierda (por ejemplo, A2:F100).
- Ve a Inicio > Formato condicional > Nueva regla > Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
- Escribe una fórmula que devuelva VERDADERO o FALSO evaluada para la celda superior izquierda.
- Elige el formato deseado y haz clic en Aceptar.
Excel evalúa la fórmula en cada celda del rango y ajusta las referencias tal como si decidieras arrastrar/rellenar hacia abajo una fórmula en tu hoja de cálculo.
La regla del signo $
Aquí es donde la mayoría de los usuarios comete errores al aprender Excel o al resolver una prueba de Excel para entrevista de trabajo.
Resaltar toda la fila si la columna F contiene el texto "Atrasado":
=$F2="Late"(Nota: en Excel en español, el texto dentro de las comillas dependerá de tus datos, pero la estructura de la fórmula se mantiene idéntica).
$F: fija la columna mediante una referencia absoluta parcial; Excel siempre evalúa la columna F, incluso cuando esté pintando la columna A, B, C…2(sin $): permite que la fila cambie hacia abajo conforme avanza cada registro.
Sin el signo $, al evaluar la columna B Excel revisaría la celda G2; en la columna C evaluaría H2, y la regla fallaría por completo. Consulta más sobre este tema en nuestra guía sobre referencias mixtas.
Fórmulas útiles para formato condicional
Nota: las fórmulas se muestran en inglés tal como se usan en Cellio y Google Sheets. Si tu versión de Excel está en español, usa los nombres de funciones equivalentes: AND=Y, TODAY=HOY, COUNTIF=CONTAR.SI, LARGE=K.ESIMO.MAYOR, MOD=RESIDUO, ROW=FILA.
| Qué resaltar | Fórmula (el rango inicia en la fila 2) |
|---|---|
| Fechas vencidas (columna C) | =AND($C2<TODAY(),$C2<>"") |
| Fechas que vencen en 7 días | =AND($C2>=TODAY(),$C2<=TODAY()+7) |
| Por debajo del objetivo fijo en F1 | =$B2<$F$1 |
| Por debajo de su propio objetivo (C) | =$B2<$C2 |
| Duplicados en la columna A | =COUNTIF($A$2:$A$500,$A2)>1 |
| Las 3 ventas más altas | =$B2>=LARGE($B$2:$B$100,3) |
| Filas alternadas (estilo cebra) | =MOD(ROW(),2)=0 |
| Campo obligatorio vacío | =$D2="" |
Prueba la fórmula primero
Escribe la fórmula en una celda vacía junto a la fila 2 y arrástrala hacia abajo. Si devuelve TRUE (o VERDADERO) exactamente en las filas correctas, funcionará sin problemas dentro de la regla.
Administrar y corregir reglas
En Inicio > Formato condicional > Administrar reglas puedes ver cada regla activa, su fórmula y el rango al que se aplica. Casi siempre que "se iluminan las filas incorrectas", el problema se debe a un signo $ mal ubicado o a que el rango seleccionado empieza en una fila diferente a la indicada en la fórmula.
Preguntas frecuentes
¿Cómo resalto una fila entera según el valor de una celda?
Selecciona todo el rango de filas y crea una regla basada en fórmula como =$F2="Late", colocando el signo $ únicamente antes de la letra de la columna.
¿Por qué mi formato condicional resalta las celdas equivocadas?
Ocurre cuando las referencias de la fórmula no coinciden con la fila de la celda superior izquierda del rango seleccionado, o cuando faltan (o sobran) signos $.
¿Cómo resalto fechas anteriores a hoy?
Utiliza la fórmula =$C2<TODAY() (en Excel en español: =$C2<HOY()) como criterio de la regla.
¿Google Sheets permite usar fórmulas en el formato condicional?
Sí: ve a Formato > Formato condicional y, en las reglas de formato, elige la opción "La fórmula personalizada es".